GEDRAGSCODE peopleFIX B.V.

peopleFIX B.V. stelt zich ten doel om hoge ethische standaarden te hanteren. Deze Gedragscode behelst de normen en waarden waar wij als organisatie voor staan.

Deze Code is van toepassing op alle medewerkers (al dan niet op basis van een flexibele relatie), betrokkenen en stakeholders van peopleFIX. De Code geldt dus voor medewerkers die in loondienst zijn, personen die werkzaam zijn op basis van een overeenkomst van opdracht, het bestuur, de aandeelhouders, klanten, relaties en andere betrokkenen.

Algemeen
Het uitgangspunt van de Gedragscode is om de belangen van peopleFIX, haar medewerkers en andere betrokkenen te allen tijde te beschermen en transparantie te bevorderen. De Gedragscode draagt mede bij tot het integer functioneren van peopleFIX ten behoeve van haar medewerkers en tot het waarborgen van de goede naam en reputatie van peopleFIX als organisatie. Deze Code schept een kader van regels en richtlijnen om zodoende vast te leggen wat wel en niet als wenselijk gedrag moet worden beschouwd, hoe toepasselijke wet- en regelgeving moet worden nageleefd en hoe omgegaan dient te worden met ethische zakelijke beslissingen die het lange termijn belang waarborgen. Dit met als doel om belangenconflicten tussen peopleFIX en andere betrokkenen te voorkomen, alsmede ter voorkoming van gebruik van vertrouwelijke informatie van peopleFIX voor andere doeleinden dan waarvoor de bewuste informatie is verkregen.
Bij peopleFIX gaat het niet alleen om de regels, maar ook om het bewustzijn van de normen en waarden.

Integriteit is van essentieel belang voor de activiteiten en bedrijfsvoering van peopleFIX en mag onder geen beding ondergeschikt worden gemaakt aan de resultaten. Dit betekent onder andere dat:

·     Wij professioneel en zorgvuldig handelen met inachtneming van onze Gedragscode en van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen;

·     peopleFIX van haar medewerkers en anderen die voor haar werken, alsmede andere betrokkenen verlangt dat zij deze Gedragscode kennen en toepassen;

·     Eenieder die in strijd handelt met deze Gedragscode ter verantwoording zal worden geroepen;

·     Eenieder zich bewust is van de mogelijke consequenties van overtreding van deze gedragscode.

Normen en waarden
peopleFIX hanteert de volgende normen en waarden:

Naleving wet- en regelgeving

peopleFIX en haar medewerkers houden zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving in de meeste ruime zin des woords. peopleFIX voelt zich en is verantwoordelijk voor de naleving van de lokale, nationale, Europese en internationale wet- en regelgeving, alsmede en sociale normen, inclusief gezondheids-, veiligheids-, milieu- arbeids- sociale zekerheids-, privacy- (AVG) en Arbowetgeving en regels, alsmede wet- en regelgeving specifiek betrekking hebbende op de beroepsgroep van de medewerker. Dit betekent onder andere dat:

Wij ons houden aan de wetten waaraan onze bedrijfsvoering onderworpen is, alle internationale mensenrechtenprincipes (waaronder de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens) en onze interne beleidsregels en procedures;
Wij de mededingings- en antikartelwetgeving naleven;
Wij geheimhouding in acht nemen over alle vertrouwelijke informatie die ons ter kennis komt;
Wij ervoor zorgen dat er op een integere, zorgvuldige en vertrouwelijke manier met persoonlijke en bedrijfsinformatie wordt omgegaan en dat privacywetgeving wordt nageleefd;
peopleFIX maatregelen neemt ter voorkoming van misbruik en/of overtreding van wet- en regelgeving;
Wij professionals ter beschikking stellen die over gedegen en actuele kennis en ervaring beschikken inzake de alle toepasselijke richtlijnen en werkwijzers, waaronder de richtlijnen en werkwijzer(s) van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB), de werkwijzers STECR en wetten – publicaties en AVG-gedragscode van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij op een maatschappelijk verantwoorde wijze wensen te ondernemen door te streven naar een goede balans tussen de belangen van betrokken personen en partijen, het milieu, onze financiële doelstellingen en bijdragen aan een duurzame maatschappij.
Financiële bedrijfsvoering, toezicht en transparantie

Voor een excellente operationele uitvoering en het vertrouwen in peopleFIX als werkgever, leverancier of zakelijk partner – is een goede, transparante financiële bedrijfsvoering een vereiste. Wij bewaken de continuïteit van de onderneming en streven naar het realiseren van een gezonde financiële bedrijfsvoering op zowel de korte als de lange termijn. peopleFIX acht duidelijkheid en transparantie in toezicht en verantwoording als pijlers van gedegen management. Financiële transacties dienen derhalve correct, zorgvuldig en naar waarheid vast te worden gelegd in de daarvoor bestemde administratie die beschikbaar is voor inspectie door directieleden, daartoe bevoegde functionarissen, en door de organisatie aangestelde accountants.

3.       Vermijden van belangenverstrengeling

Belangenverstrengeling en de schijn daarvan kan de integriteit en reputatie van peopleFIX schaden. Er kan sprake zijn van belangenverstrengeling als tegenstrijdige professionele of persoonlijke verplichtingen of financiële belangen het voor een medewerker of betrokkene onmogelijk maken om zijn of haar taken op een rechtvaardige, eerlijke, en transparante manier uit te voeren.

Het uitgangspunt is dat belangenverstrengeling zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Hiertoe heeft peopleFIX primair oog voor de positie en de belangen van de medewerker, de betrokkene, alsmede de reputatie van peopleFIX overeenkomstig haar (statutaire) doelstellingen.

Bij peopleFIX worden activiteiten op een ethische manier uitgevoerd en worden situaties die een belangenconflict zouden kunnen creëren of de schijn van een conflict tussen de belangen van peopleFIX de persoonlijke belangen van medewerkers of betrokkenen zouden kunnen opwekken vermeden. Ook brengen we anderen niet in een dergelijke situatie. Dit betekent onder meer dat onze medewerkers en betrokkenen geen nevenactiviteiten ontplooien of uitvoeren die het risico met zich meebrengen dat zij hun werkzaamheden bij peopleFIX niet meer integer kunnen uitvoeren. Elke medewerker die een belangenverstrengeling heeft of denkt te krijgen, dient hierover direct contact op te nemen met een bestuurder of een daartoe aangewezen persoon.

Regels
peopleFIX, haar medewerkers en betrokkenen ontvangen en verstrekken geen (financiële) gunsten, beloftes en/of diensten zoals relatiegeschenken en betaling of vergoeding van reis-, verblijfs- of entertainmentuitgaven.

Wat het accepteren van (financiële) gunsten, beloftes en/of diensten betreft, nemen we de volgende regels in acht:

•  We accepteren geen donaties in contanten;

•  We accepteren geen betalingen die peopleFIX in verlegenheid kunnen brengen;

•  We accepteren geen (financiële) gunsten, beloftes en diensten die een ongepaste beïnvloeding teweeg kunnen brengen;

•  We accepteren geen (financiële) gunsten, beloftes en diensten die in strijd zijn met de erkende handelsgebruiken;

•  Het aannemen van min of meer gebruikelijke relatiegeschenken als blijk van waardering is geoorloofd, maar alleen voor zover dit de ontvanger tot niets verplicht;

Bij twijfel over de vraag of acceptatie van een (financiële) gunst, belofte of dienst toelaatbaar is, dient de medewerker een bestuurder te raadplegen.

 Wat het verstrekken van (financiële) gunsten, beloftes en/of diensten aan derden betreft, geldt het volgende:

•  Het verstrekken van onbeduidende en min of meer gebruikelijke relatiegeschenken en dergelijke als blijk van waardering, is in principe toelaatbaar;

•  Het verstrekken van geldbedragen is niet toegestaan;

•  We verstrekken geen (financiële) gunsten, doen geen beloftes en verlenen geen diensten die een ongepaste beïnvloeding teweeg zouden kunnen brengen bij de ontvangende partij of de schijn daarvan zou kunnen wekken;

•  We verstrekken geen (financiële) gunsten, doen geen beloftes en verlenen geen diensten als we weten dat acceptatie in strijd is met de interne Gedragscode van de ontvangende partij.

4.       Voorkoming witwassen en financieren terrorisme

Witwassen betreft het verwerken van de opbrengsten van misdaad in een poging om de illegale oorsprong ervan te verhullen. Het financieren van terrorisme betreft iedere transactie of de overdracht van financiële middelen, waarmee een terroristisch netwerk, dan wel een persoon of entiteit die bij terrorisme is betrokken, wordt ondersteund. Witwassen en het financieren van terrorisme vormen strafbare feiten en druisen volledig in tegen onze waarden en de belangen van onze stakeholders.

5.       Communicatie namens peopleFIX

Medewerkers die daartoe bevoegd zijn, moeten altijd de relevante publicatievereisten naleven door rapportages, meldingen, en opgaven te doen die volledig, juist, tijdig, nauwkeurig en begrijpelijk zijn. Tegelijkertijd moeten dergelijke communicatie-uitingen de vertrouwelijkheid en de belangen van peopleFIX en haar klanten en relaties beschermen. Het is medewerkers en betrokkenen verboden om namens peopleFIX deel te nemen aan communicatie die onjuist, misleidend of schadelijk is voor de reputatie van peopleFIX en/of in strijd is met deze Gedragscode.
Indien een medewerker of betrokkene door de media wordt benaderd omtrent peopleFIX en haar bedrijfsactiviteiten, dient er onverwijld en zonder enig commentaar verwezen te worden naar een bestuurder of de Marketingmanager.

6. Respectvolle omgang

Bij peopleFIX handelt eenieder op een respectvolle, integere en ethische wijze, zowel in de samenwerking met collega’s als in de omgang met kandidaten, klanten, relaties en andere zakelijke partners en stakeholders. peopleFIX gaat ervan uit dat deze omgang wederkerig is.

7.       Discriminatie en ander onwenselijk gedrag

peopleFIX acht het belangrijk dat iedereen gelijke kansen krijgt en ziet diversiteit als middel om onze impact als organisatie te vergroten. Dit omdat diversiteit in onze optiek leidt tot meer verschillende talenten, meer zienswijzen, een bredere inzetbaarheid en daardoor meer verschillende oplossingen. Ongewenst gedrag, zoals discriminatie (op welke grond en welke aard dan ook, waaronder doch niet uitsluitend geslacht, nationale oorsprong, ras, huidskleur, leeftijd, burgerlijke staat, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, handicap), intimidatie en misbruik van autoriteit, wordt niet getolereerd. Dergelijk gedrag druist in tegen onze kernnormen en waarden en is schadelijk voor onze organisatie. Gezamenlijk werken wij aan een gezonde en veilige (werk-)omgeving voor onze medewerkers en betrokkenen.

8.       Eerlijke dienstverlening

peopleFIX hecht waarde aan eerlijke, betrouwbare en ethisch verantwoorde dienstverlening. peopleFIX doet alleen zaken met betrouwbare partijen en houdt ook rekening met de behoeften en belangen van de klant c.q. relatie. Iedere medewerker zal ernaar streven om klanten, aandeelhouders, medewerkers, zakelijke partners en concurrenten eerlijk te behandelen. Nakoming van afspraken is van belang voor de lange termijn relatie. Afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd en op consistente wijze worden nageleefd. Niemand zal een oneerlijk voordeel verkrijgen door middel van manipulatie, verzwijging, misbruik van vertrouwelijke informatie, een onjuiste voorstelling van zaken, of door iedere andere vorm van oneerlijke behandeling.

9.       Voorkoming van omkoping en corruptie

peopleFIX hecht veel waarde aan handelen op basis van eerlijkheid, integriteit en transparantie. Onze wijze van zakendoen is in overeenstemming met onze missie, onze doelstelling en onze waarden. Het moge daarom duidelijk zijn dat omkoping en corruptie volledig in strijd zijn met alles waar peopleFIX voor staat. Bij het uitvoeren van activiteiten dienen medewerkers van peopleFIX de verstrengeling van zakelijke en persoonlijke belangen vermijden.

10.   Vertrouwelijkheid

peopleFIX stelt zich als doel om op een professionele, deskundige en ethische wijze persoonlijke informatie van medewerkers, leveranciers, klanten en zakenpartners te beschermen. We beschermen en respecteren de vertrouwelijkheid van deze vertrouwelijke informatie. Vertrouwelijke informatie is informatie van peopleFIX, haar klanten, relaties en/of andere betrokkenen die in verband met de bedrijfsvoering direct of indirect wordt verkregen en waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze informatie vertrouwelijk is, gezien de aard en/of het karakter van de informatie en de desbetreffende omstandigheden. Enkele niet uitsluitende voorbeelden hiervan zijn: informatie over de financiële positie, strategische beslissingen en potentiële grote overeenkomsten.
Vertrouwelijke of privacygevoelige informatie van peopleFIX mag niet vrij toegankelijk zijn.

Om misbruik te voorkomen, dienen maatregelen te worden genomen. Hiertoe is onder meer bepaald dat het niet is toegestaan om derden onbevoegd gebruik te laten maken van apparatuur, programmatuur of databases en andere verzamelde gegevens. Tevens is het verboden om gegevens vanuit peopleFIX naar de privé-omgeving te mailen en/of op privé pc of andere informatiedragers op te slaan of soortgelijk.

Medewerkers hebben in dit kader een strikte geheimhoudingsplicht ten aanzien van informatie die aan hen in het kader van de bedrijfsvoering is toevertrouwd, tenzij openbaarmaking op grond van de wet is toegestaan of wordt vereist. Medewerkers zullen alle intellectuele eigendomsrechten respecteren, inclusief auteursrechten, handelsmerken en octrooien.

11.   Bescherming persoonsgegevens

Op het specifieke gebied van persoonsgegevens wordt de toepasselijke wetgeving, alsmede de eigen regels ten aanzien van privacy, nauwlettend opgevolgd om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens met de uiterste zorg worden behandeld. Persoonlijke informatie moet te allen tijde zorgvuldig worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang of misbruik. Dit in het bijzonder, aangezien het inherent is aan de functie van de medewerker dat er met zeer vertrouwelijke, medische persoonsgegevens wordt omgegaan.

12.   Verantwoord gebruik eigendommen

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor een deugdelijk en zorgvuldig gebruik en goede bescherming en instandhouding van de bedrijfsmiddelen van peopleFIX en al haar betrokkenen. Interne communicatiemiddelen van de organisatie (zoals e-mail, telefoon, intranet, computernetwerken, internetsites) mogen uitsluitend worden gebruikt voor legitieme zakelijke bedrijfsdoeleinden. Zonder voorafgaande toestemming van het Bestuur is gebruik van bedrijfseigendommen ten eigen bate niet toegestaan.

13.   Duurzaam en maatschappelijk

peopleFIX hecht waarde aan haar maatschappelijke rol in de samenleving. Wij ondernemen altijd op een maatschappelijk verantwoorde wijze, waarbij peopleFIX ernaar streeft om bij haar werkzaamheden de belasting op het milieu te minimaliseren. Dat verlangen wij niet alleen van ons zelf maar ook van onze klanten, relaties en andere betrokkenen.

14.   Melden van onethisch gedrag

Het imago en de reputatie van peopleFIX wordt onder meer bewaakt door de Gedragscode en de wijze waarop de Gedragscode in de praktijk wordt gebracht. Overtredingen van de Gedragscode dient te worden gemeld bij een bestuurder of een daartoe aangewezen persoon. Daarnaast is er een vertrouwenspersoon bij peopleFIX.

 Naleving Gedragscode peopleFIX
We leven deze gedragsregels na en dragen ze uit. peopleFIX hanteert een zerotolerancebeleid op het gebied van corruptie, omkoping en dergelijk ander onethisch gedrag. peopleFIX gelooft in zakendoen op een transparante, billijke en ethische manier. Van al onze medewerkers en betrokkenen verwachten we dat zij eenieder respectvol en eerlijk behandelen, en dat onze kernwaarden en normen zoals vermeld in deze Gedragscode worden nageleefd.

Indien sprake is van overtreding van deze Gedragscode zijn verschillende sancties mogelijk, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Sancties kunnen variëren van een waarschuwing tot ontslag op staande voet, onverlet een eventuele eis tot schadevergoeding of aangifte bij de justitiële autoriteiten, indien daartoe termen aanwezig zijn.

Deze Gedragscode vormt tevens een onderdeel van de Algemene Voorwaarden van peopleFIX. peopleFIX doet geen zaken met partijen die in strijd handelen met de geest van deze Gedragscode.

Slotbepalingen
Alle verzoeken, suggesties en klachten met betrekking tot deze Code van medewerkers, klanten, relaties en andere betrokkenen zullen serieus in overweging worden genomen.

De directie heeft de Gedragscode op 27 mei 2021 vastgesteld en treedt in werking op 1 juni 2021. De Gedragscode kan alleen gewijzigd worden door een besluit van het Bestuur. Ter uitwerking van onderdelen van deze Gedragscode kan het Bestuur nadere regels vaststellen.

***